стандартный набор обязанностей офис - менеджера?

День добрый всем!
интересует ваше мнение: как реагировать, что думать?
Короче, 6 последних месяцев работаю офис-менеджером. Испытательный срок был сокращен по инициативе работодателя. В офисе реально 3 чел (в Екатеринбурге), головной офис, как это часто водится - в Москве.
До этого работала в банке. Когда начала работать в этой конторе, естественно возник вопрос: " А что я , собственно, должна делать?" На что последовал ответ, что я должне освободить начальника (местного) от всей бумажной суеты. Никакой должностной инструкции не нашла.
А вот вчера (прошу заметить, в воскресенье!) мне позвонил мой начальник и попросил составить список обязанностей, которые я выполняю. Это вообще к чему? И что должен делать среднестатистический секретарь?
Может, кто обрисует, а я сравню?

гусары-маляать!!!!

секретарь, офис-менеджер всё в кучу...

я помогу. сначал напиши для себя обязанности, которые ты выполняешь в рабочее время

http://www.hr-portal.ru/pages/Di/583.php
должностная офис-манагера. так то руководители должны составлять))

а какие обязанности обрисовывал вам работтодатель при приеме на работу?
или он только теперь опомнился?

должностную инструкцию он должен предоставить

Рафаэль Ржевский.готичьно

а какие обязанности обрисовывал вам работтодатель при приеме на работу?
или он только теперь опомнился?

должностную инструкцию он должен предоставить

В том и дело, что толком было ничего не понятно. Вот эти бумаги разобрать, а потом вот эти, а еще параллельно сделать вон то и вот это....В таком вот ракурсе.

Просто у меня есть подозрения, что я еще и работу менеджеров по продажам регулярно выполняю: составляю всякие спецификации, заявки на отгрузку товара.... Поэтому и задумалась, чем мне грозит данная просьба начальника.... :-(

работа сдельно что ли оплачивается?

а трудно всю выполняемую работу описать в своей инструкции?

мне кажется просто офис-менеджером (сектетарем)
работать ужасно скучно
все равно ведь долго на этой должности не продержатесь
так набирайтесь опыта по максимуму :-)

Нет, все понятно, я и набираюсь, причем, мне очень нравится (пока). Я до этого 5 лет с людьми работала (кредиты оформляла), мне теперь тишина и покой оч по душе. Тем более, что в офисе я оч часто одна, все остальные в командировках :-D

Спасибо! очень помогли! :-)

Нет, не трудно, этим я сейчас, судя по всему и занимаюсь
:-D
Просто возник вопрос : почему я и почему сейчас? Может мне хотят на вид поставить, что я что-то не делаю или делаю не так? А может хотят разобраться, чего я лишнего делаю... ( и денег дать, чем черт не шутит?) :-D

а почему к нам то вопрос?))

К вам вопрос о стандартном наборе обязанностей, из чего я уже сделала свои выводы.
Спасибо за ссылку.

Должностная инструкция секретаря-референта

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ



1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов

предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются

организационные и документационное обеспечение управленческой

деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору

предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- Уставом предприятия;

- Положением о функциональных службах предприятия;

- приказами (указаниями) руководства предприятия;

- нормативно-методическими материалами по организации

делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим,

средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или

без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах

секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:

- перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной

деятельности;

- организации работы с документами, составления документации;

- организации управленческого труда;

- применение средств вычислительной и организационной техники;

- перевода служебной документации на иностранный язык

коммерческого партнера;

- культуры труда и служебной этики;

- охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.



2. ФУНКЦИИ



На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам

предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией

делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов

предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае

отсутствия инспектора по персоналу).



3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ



Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать

финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения

документов, информационно-справочное обслуживание и хранение

документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность

составления, согласования, утверждения документов, представляемых на

подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений

руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное

и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и

доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ

справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним

компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями

(как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по

вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой

деятельности предприятия:

- оформление приказов по личному составу;

- оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;

- оформление трудовых книжек;

- оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

- оформление командировочных документов;

- оформление листов нетрудоспособности;

- ведение табеля учета рабочего времени;

- выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и

копировально-множительных работ.

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации

документационного обеспечения предприятия.

3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение

или на уничтожение.

3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю

финансово-хозяйственной деятельности предприятия.



4. ПРАВА



Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а

также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений

руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение

руководителям и специалистам предприятия.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов,

подготовленных с нарушением установленных правил их составления и

оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов

(ISO).

4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках

своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению

документационного обеспечения деятельности предприятия,

совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе

применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для

выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов,

образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющих гриф "КТ" или

"Конфиденциально".

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками)

предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления

необходимой информации руководству.



5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ



Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству

предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению

документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф

"Конфиденциально" или "КТ".

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных

обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.





Генеральный директор

________________ __________________________

(подпись) (Фамилия, и.о.)



Юрисконсульт

________________ __________________________

(подпись) (Фамилия, и.о.)



"__"_________ 199_ г.

точнее они вообще не в курсе зачем у них сидит человек и чем он собственно занимается - все же работает
мне в бытность офис-менеджером тоже задавали такой вопрос, правда повысили, но эти два события между собой были мало связаны