Как делается мероприятие.... поднаготная...
Прежде всего - это идея... сначала на словах, а потом уже на бумаге (или в цифровом виде)...
По-большому счету эта идея прописывается положением или регламентом мероприятия (в этом документе описываются все основные моменты проведения мепропрития). Регламент или положение - это основной инструмент для организаторов и участников мероприятия, поэтому должен быть всегда. Положение или регламент - это открытый для всех документ
Следующий документ - это смета мероприятия. Смета включает в себя все расходы по организации мероприятия, а также планируемую прибыль и является чаще всего конфиденциальным документом, т.к. раскрывает особенности организационного бизнеса.
Далее, для общения со спонсорами и СМИ нужен так называемый пресс-релиз, который в доступной форме и простым языком описывает будущее событие.
Специальное рекламное предложение для спонсоров (рекламодателей). В спецпредложении указывается какой объем рекламы на мероприятии предлагается спонсору. Этот документ может быть обощенным для всех заинтересованных лиц, а может быть персональным для VIP клиентов.
-----------------------------------------------------
Минимальный пакет из 3-х документов (положение, пресс-релиз и спецпредложение) должен попасть на стол потенциального спонсора минимум за 2 недели до мероприятия (желательно за 1-2 месяца)
-----------------------------------------------------
После ознакомления (1 нед) нужно вновь пробежаться по потенциальным спонсорам для того, чтобы выявить заказчиков.
------------------------------------------------------
Встречи с заказчиками проходят как минимум 2-3 раза (обычно 4-5 раз). На этих встречах уточняются детали участия, оговариваются способ оплаты, размещения рекламы и т.п.
-------------------------------------------------------
После условного набора спонсоров (70-80% от начальной сметной стоимости проекта) проект запускается на реализацию... Остальная сумма находится по мере приближения мероприятия или бюджет мероприятия сокращается до суммы найденных средств.
-------------------------------------------------------
Если к назначенному сроку (3 недели до мероприятия) нужная сумма не набирается, то проект можно похоронить... как похоронить и те убытки, которые возникли при начале раскрутки проекта (организаторские расходы составляют от 2000 до 12000руб.)...
-------------------------------------------------------
Если это Ваша разовая акция и Вы не смогли набрать средств на мероприятие, то Ваши убытки не кем не будут возвращены... Если Вы занимаетесь организационной работой постоянно, то убытки по нереализованным проектам компенсируются будущими удачными проектами...
-------------------------------------------------------
Если Вы все же нашли нужную сумму средств, то Вам нужны исполнители. Можно, конечно поизвращаться и делать все самому, но лучше сформировать оргкомитет из определенных исполнителей (например, главного судьи , который сам формирует судейскую бригаду ; бригадира, который формирует бригаду разнорабочих; начальника дистанци, который готовит трассу и т.д.). Если как такового организатора нет, то их нужно выращивать от мероприятия к мероприятию (это правило касается для регулярных мероприятий).
Оргкомитет - это основная движущая сила мероприятия (очень важно!). Члены оргкомитета набирают штат волонтеров или конечных исполнителей и руководят ими. Распределение гонораров по каждому мероприятию разное. Но в любом случае исполнители получают оговоренную сумму, а вот организатор не всегда получает свой доход... Т.к. в результате организации мероприятия могут выскочить непредвиденные расходы и вся планируемая прибыль съедается этими расходами...
------------------------------------------------------
Рискованный бизнес - организация спортмероприятий. Нет никаких гарантий. Поэтому нет сегодня на этом рынке конкуренции... Есть только фанатики, которые несмотря на трудности, хоть что-то делают....
-----------------------------------------------------
Кто хочет стать независимым организатором спортмероприятий?...
[Сообщение изменено пользователем 31.01.2006 19:38]
По-большому счету эта идея прописывается положением или регламентом мероприятия (в этом документе описываются все основные моменты проведения мепропрития). Регламент или положение - это основной инструмент для организаторов и участников мероприятия, поэтому должен быть всегда. Положение или регламент - это открытый для всех документ
Следующий документ - это смета мероприятия. Смета включает в себя все расходы по организации мероприятия, а также планируемую прибыль и является чаще всего конфиденциальным документом, т.к. раскрывает особенности организационного бизнеса.
Далее, для общения со спонсорами и СМИ нужен так называемый пресс-релиз, который в доступной форме и простым языком описывает будущее событие.
Специальное рекламное предложение для спонсоров (рекламодателей). В спецпредложении указывается какой объем рекламы на мероприятии предлагается спонсору. Этот документ может быть обощенным для всех заинтересованных лиц, а может быть персональным для VIP клиентов.
-----------------------------------------------------
Минимальный пакет из 3-х документов (положение, пресс-релиз и спецпредложение) должен попасть на стол потенциального спонсора минимум за 2 недели до мероприятия (желательно за 1-2 месяца)
-----------------------------------------------------
После ознакомления (1 нед) нужно вновь пробежаться по потенциальным спонсорам для того, чтобы выявить заказчиков.
------------------------------------------------------
Встречи с заказчиками проходят как минимум 2-3 раза (обычно 4-5 раз). На этих встречах уточняются детали участия, оговариваются способ оплаты, размещения рекламы и т.п.
-------------------------------------------------------
После условного набора спонсоров (70-80% от начальной сметной стоимости проекта) проект запускается на реализацию... Остальная сумма находится по мере приближения мероприятия или бюджет мероприятия сокращается до суммы найденных средств.
-------------------------------------------------------
Если к назначенному сроку (3 недели до мероприятия) нужная сумма не набирается, то проект можно похоронить... как похоронить и те убытки, которые возникли при начале раскрутки проекта (организаторские расходы составляют от 2000 до 12000руб.)...
-------------------------------------------------------
Если это Ваша разовая акция и Вы не смогли набрать средств на мероприятие, то Ваши убытки не кем не будут возвращены... Если Вы занимаетесь организационной работой постоянно, то убытки по нереализованным проектам компенсируются будущими удачными проектами...
-------------------------------------------------------
Если Вы все же нашли нужную сумму средств, то Вам нужны исполнители. Можно, конечно поизвращаться и делать все самому, но лучше сформировать оргкомитет из определенных исполнителей (например, главного судьи , который сам формирует судейскую бригаду ; бригадира, который формирует бригаду разнорабочих; начальника дистанци, который готовит трассу и т.д.). Если как такового организатора нет, то их нужно выращивать от мероприятия к мероприятию (это правило касается для регулярных мероприятий).
Оргкомитет - это основная движущая сила мероприятия (очень важно!). Члены оргкомитета набирают штат волонтеров или конечных исполнителей и руководят ими. Распределение гонораров по каждому мероприятию разное. Но в любом случае исполнители получают оговоренную сумму, а вот организатор не всегда получает свой доход... Т.к. в результате организации мероприятия могут выскочить непредвиденные расходы и вся планируемая прибыль съедается этими расходами...
------------------------------------------------------
Рискованный бизнес - организация спортмероприятий. Нет никаких гарантий. Поэтому нет сегодня на этом рынке конкуренции... Есть только фанатики, которые несмотря на трудности, хоть что-то делают....
-----------------------------------------------------
Кто хочет стать независимым организатором спортмероприятий?...
[Сообщение изменено пользователем 31.01.2006 19:38]
К
К О Т
К
К О Т
[Сообщение удалено пользователем 31.01.2006 20:24]
К
К О Т
[Сообщение удалено пользователем 31.01.2006 20:42]
Работа со СМИ....
Если Вы организатор и хотите, чтобы Ваш бизнес развивался дальше нужно четко выстроить отношения со СМИ.
На начальном этапе нужно идти всем напоклон... иначе - плати за эфир!!!. Как только прошла начальная волна неизвестности, у Вас появились постоянные клиенты. Вам нужно пересмотреть свою политику в отношении СМИ. Дело в том, что мероприятие - это есть рекламный продукт и он является также авторским. Как только Ваше мероприятие становится имиджевым и начинает приносить Вам какой-то приличный доход, а интерес СМИ к Вашему мероприятию резко возрастает, то нужно четко и планомерно продвигать условия по продаже прав на любую трансляцию и публикацию Вашего меропиятия в СМИ. В России по-тихонечку начинает работать закон об авторских правах.
-----------
В конечном смысле должно быть так - некое СМИ должно выкупить 100% права на трансляцию в СМИ Вашего мероприятия (нам пока до этого далеко, но шаги в эту сторону делать надо!!!)
-------------
Если Вы организатор и хотите, чтобы Ваш бизнес развивался дальше нужно четко выстроить отношения со СМИ.
На начальном этапе нужно идти всем напоклон... иначе - плати за эфир!!!. Как только прошла начальная волна неизвестности, у Вас появились постоянные клиенты. Вам нужно пересмотреть свою политику в отношении СМИ. Дело в том, что мероприятие - это есть рекламный продукт и он является также авторским. Как только Ваше мероприятие становится имиджевым и начинает приносить Вам какой-то приличный доход, а интерес СМИ к Вашему мероприятию резко возрастает, то нужно четко и планомерно продвигать условия по продаже прав на любую трансляцию и публикацию Вашего меропиятия в СМИ. В России по-тихонечку начинает работать закон об авторских правах.
-----------
В конечном смысле должно быть так - некое СМИ должно выкупить 100% права на трансляцию в СМИ Вашего мероприятия (нам пока до этого далеко, но шаги в эту сторону делать надо!!!)
-------------
Известные проблемы при организации спортмероприятий:
1. Задержка финансирования (очень частая проблема!!!) . Часто бывает так, что договрившись с компанией по финансированию мероприятия реально получаешь денежки либо непосредствено за 1-2 дня до мероприятия, либо вообще через 1 неделю, месяц или полгода после мероприятия). Самые долгосрочные платежи идут из бюджетных структур. Чтобы решить эту проблему в отношении коммерсантов - просто пропишите в договоре. В обношении бюджетных организаций - ждите денег, когда оплатят..
2. Откат денег... Такая форма присутствует в некоторых бюджетных организациях. Уточнять не буду. Но имейте ввиду!!!
3. Недобросовестные члены оргкомитета... Даже за деньги не всегда хорошо выполняют работу члены оргкомитета (хотя будут просить полной оплаты своей работы)... Проблема решается прописанным и подписанным договором.
4. Двойной оргкомитет. Т.е. два лица определяющих мероприятие. Руководить мероприятием должен один человек, все остальные - исполнители. Иначе несогласованность в действиях Вам будет обеспечена.
5. Погодные условия. Очень много проблем приносит погода. Готовьте Ваше мероприятие с учетом того, что будет плохая погода...
6. Неожиданно большое количество участников ... Такая проблема возникает, когда рассчитываешь на мероприятие с численность участников 50 чел, а приезжает 120.... Бывают такие случаи.. Способ избавления - предварительная регистрация.
1. Задержка финансирования (очень частая проблема!!!) . Часто бывает так, что договрившись с компанией по финансированию мероприятия реально получаешь денежки либо непосредствено за 1-2 дня до мероприятия, либо вообще через 1 неделю, месяц или полгода после мероприятия). Самые долгосрочные платежи идут из бюджетных структур. Чтобы решить эту проблему в отношении коммерсантов - просто пропишите в договоре. В обношении бюджетных организаций - ждите денег, когда оплатят..
2. Откат денег... Такая форма присутствует в некоторых бюджетных организациях. Уточнять не буду. Но имейте ввиду!!!
3. Недобросовестные члены оргкомитета... Даже за деньги не всегда хорошо выполняют работу члены оргкомитета (хотя будут просить полной оплаты своей работы)... Проблема решается прописанным и подписанным договором.
4. Двойной оргкомитет. Т.е. два лица определяющих мероприятие. Руководить мероприятием должен один человек, все остальные - исполнители. Иначе несогласованность в действиях Вам будет обеспечена.
5. Погодные условия. Очень много проблем приносит погода. Готовьте Ваше мероприятие с учетом того, что будет плохая погода...
6. Неожиданно большое количество участников ... Такая проблема возникает, когда рассчитываешь на мероприятие с численность участников 50 чел, а приезжает 120.... Бывают такие случаи.. Способ избавления - предварительная регистрация.
При проведении мероприятия очень правильно найти хорошего ведущего (соответственно нужно выставить звуковой аппарат!!!) Хороший ведущий стоит недешево... По нынешним меркам 2000р. - это самый минимум. Хороший ведущий - 30% успеха мероприятия. Именно он рулит всей обстановкой на площадке. Ваша задача
остается только в корректировке и подаче эктренной информации.
----------------
Звуковой аппарат - 50% успешного мероприятия. Нет звука - нет зрителей, потом и не будет рекламодателей. Большой звук - зритель сам собой приходит. Минимальный звуковой аппарат на открытую площадку - 4кВт. А это минимум 5000 - 6000руб средств бюджета мероприятия...
-----------------
----------------
Звуковой аппарат - 50% успешного мероприятия. Нет звука - нет зрителей, потом и не будет рекламодателей. Большой звук - зритель сам собой приходит. Минимальный звуковой аппарат на открытую площадку - 4кВт. А это минимум 5000 - 6000руб средств бюджета мероприятия...
-----------------
Призы для участников... Чем выше стоимость призов, чем больше вероятности, что к Вам на мероприятие приедут профессиональные райдеры. К примеру, если я объявлю, что за 1 место в группе элита по кросс-кантри я выставляю приз автомобиль (пусть даже "шестерку") - у меня на соревнованиях будет вся элита
России... как пить дать. Наши кросс-кантрийщики еще не избалованы хорошими призами. И выиграют ижевцы, башкиры или купленные Москвой ижевцы и башкиры! (а кто же еще?)
---------------------------------
---------------------------------
Следовательно, за хорошие призы - будет много желающих побороться...
-----------------------------------------------------------------------------------------
Хотя красивое мероприятие можно сделать с меньшим призовым бюджетом. Просто 3-4 профессиональным райдерам оплачивается стабильный гонорар, скажем по 5000-7000 руб. за участие, плюс кто-то из них выиграет какой-то приз.. На райдеров придут посмотреть местные зеваки, а любители сочтут за честь прокатиться с ними, зная что им все равно не выиграть у профиков... Зато со стороны мероприятие получается очень достойным.
---------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------
Хотя красивое мероприятие можно сделать с меньшим призовым бюджетом. Просто 3-4 профессиональным райдерам оплачивается стабильный гонорар, скажем по 5000-7000 руб. за участие, плюс кто-то из них выиграет какой-то приз.. На райдеров придут посмотреть местные зеваки, а любители сочтут за честь прокатиться с ними, зная что им все равно не выиграть у профиков... Зато со стороны мероприятие получается очень достойным.
---------------------------------------------------------------------------------------------
мероприятие значительно дешевле по расходам, если иметь в собственности все оборудование для организации мероприятий. Мало того, именно наличие оборудования, позволяет организаторам находить дополнительных заказчиков (хотя бы по аренде оборудования)... Вложение средств в будущие мероприятия должно
проводиться с первого Вашего мероприятия, иначе все время Вы будет делать бизнес смежным структурам...
Делая мероприятие, всегда готовьтесь к тому, что некоторые будут Вас поливать "грязью"... Обычно таким людям предлается попробовать сделать свое подобное мероприятие, а потом уже и поливать... если они не могут этого сделать, то смело можно направить "грязевой поток" и в их сторону. В тоже время
конструктивные замечания должны приматься во внимание и проблемы решаться от мероприятия к мероприятию... Кстати на этом форуме есть такие люди, у которых негатив - это способ самовыражения... на таких людей просто можно не обращать внимание...
И еще про спонсоров... Предварительное согласие на финансирование мероприятие - это еще не финансирование, а только слова. Финансирование начинается тогда, когда Вы получаете реальные средства на организацию мероприятий.
-----
У меня было несколько таких случаев, и благодаря одному из них, я ушел в убыток на мероприятии свыше 70000руб...
-----
-----
У меня было несколько таких случаев, и благодаря одному из них, я ушел в убыток на мероприятии свыше 70000руб...
-----
T
Tарас
Алекс, написал бы хоть немного для чего ты это все пишешь? Что ты хочешь донести до общественности? :-)
S
Shalam
написал бы хоть немного для чего ты это все пишешь?
ну почему же.. мне очень это интересна эта тема - отчего в европе масса всевозможных велосоревнований, не только элитных, но и на всевозможные возрастные группы и уровни готовности. и - это все как-то работает! верю, что и у нас так когда-то будет. благодаря энергии организаторов и их грамотной работе.
В
Виталий (BeerRider)
Интересно почитать как бизнес делается и какие проблемы возникают! Прочитал с удовольствием!
Авторизуйтесь, чтобы принять участие в дискуссии.